Arsip Audit

ARSIP AUDIT

Arsip audit adalah rangka referensi utama yang digunakan oleh orang yang mengawasi untuk mengevaluasi apakah bukti kompeten yang cukup telah diakumulasikan untuk mendukung laporan audit. Saat prosedur audit melibatkan penyelidikan dokumen tau konfirmasi saldo, dokumentasi audit harus meliputi sebuah identifikasi dari item yang diuji. Arsip audit juga harus meliputi dokumentasi tentang temuan audit atau masalah yang penting, tindakan yang diambil untuk mengatasinya dan dasar untuk kesimpulan yang dicapai.

§  Kepemilikan Arsip

Dokumentasi audit disiapkan selama waktu pekerjaan termasuk jadwal yang dipersiakan

oleh klien untuk auditor, adalah kepemilikan auditor. Satu-satunya waktu dimana orang

lain termasuk klien, memiliki hak untuk menguji arsip adalah saat mereka dipanggil oleh

pengadilan sebagai bukti hukum. Pada penyelesaian waktu pekerjaan, arsip audit

dipertahankan pada kantor akuntan publik untuk referensi masa mendatang.

§  Kerahasiaan Arsip Audit

Kerahasiaan hubungan dengankkien diperlihatkan dalam aturan 301 dari Kode Perilaku

Profesional, yang menyatakan:

“seorang anggota tidak boleh mengungkapkan suatu informasi rahasia yang diperoleh

dalam rangkaian perjanjian profesional kecuali dengan persetujuan klien”.

Bila auditor membuka rahasia informasi keda pihak luar atau karyawan klien yang tidak

memiliki akses, hubungan mereka dengan manajemen akan sangat terganggu sehingga

memberikan karyawan sebuah kesempatan untuk mengubah informasi dan merupakan

sebuah kasus jika seorang akuntan publik menjual prakteknya ke perusahaan akuntan

publik lainnya. Namun tidak dibutuhkan izin dari klien bila dokumentasi audit dipanggil

oleh pengadilan atau digunakan untuk keperluan legal lainnya.

§  Isi dan Organisasi

Setiap perusahaan akuntan publik membuat pendekatannya sendiri untuk menyiapkan

dan mengatur arsip audit. Biasanya arsip audit dimulai dengan informasi yang lebih

umum, seperti data perusahaan dalam arsip permanen dan diakhiri dengan laporan

keuangan dan laporan audit. Ditengahnya adalah arsip audit yang mendukung ujian

auditor.

1.      Arsip Permanen

Disengaja untuk mengandung data yang sifatnya historis atau berlanjut. Arsip ini menjadi

sumber informasi yang memudahkan audit yang terus diminati dari tahun ke tahun. Arsip

permanent pada umumnya meliputi :

·         Ekstrak atau salinan dari dokumen perusahaan yang terus menerus penting sebagai artikel inkorporasi, anggaran rumah tangga, perjanjian oblogasi, dan kontrak. Kontrak adalah rencana pension, penyewaan, pilihan sahan, dan lainnya.

·         Analisis, dari tahun sebelumnya dari akun yang senantiasa penting bagi auditor. Termasuk seperti utang jangka panjang, akun ekuitas pemegang saham, niat baik, dan aktiva tetap.

·         Informasi yang berhubungan dengan pemahaman akan kontrol (pengendalian) internal dan penilaian resiko kontrol.

·         Hasil dari prosedur analitis atas audit tahun sebelunya. Di antara data ini adalah rasio dan persentase yang dihitung oleh auditor dan total saldo atau saldo perbulan untuk akun tertentu.

2.      Arsip Sekarang

Mencakup semua dokumentasi audit yang bias diterapkan ke tahun audit. Ada kumpulan

arsip permanent untuk klien dan sekumpulan arsip sekarang untuk masing-masing tahun

audit. Jenis informasi yang disertakan dalam arsip sekarang akan dibahas singkat di

bawah ini:

·         Program Audit

Standar audit membutuhkan program audit tertulis untuk setiap audit. Program audit biasanya dipelihara dalam arsip terpisah untuk memperbaiki koordinasi dan mengintegrasikan semua bagian audit. Saat audit berjalan, setipa auditor memulai program itu untuk prosedur audit yang dilakukan dan menunjukkan tanggal penyelesaian.

·         Informasi umum

Sebagian arsip audit mencakup informasi periode sekarang yag sifatnya umum bukannya dirancang untuk mendukung jumlah laporan keuangan tertentu. Ini termasuk item seperti memo perencanaan audit, abstrak atau salinan pertemuan dewan direksi, abstrak kontrak dan lain-lain.

·         Neraca Saldo Berjalan

Karena dasar untuk menyiapkan laporan keuangan adalah buku besar umum, jumlah yang disertakan dalam catatan adalah titik utama dari audit. Seawal mungkin setelah tanggal neraca saldo, auditor memperoleh atau menyiapkan daftar akun buku besar umum dan saldo akhir tahun mereka. Jadwal ini adalah neraca saldo berjalan

·         Menyesuiakan dan Reklasifikasi Ayat Jurnal

Saat auditor menemukan kesalahan penyajian material dalam catatan akuntansi, laporan keuangan harus diperbaiki. Sebagai contoh, jika klien gagal untuk mengurangi persediaan dengan tepat untuk bahan mentah yang tidak terpakai, maka bias dibuat penyesuaian ayat jurnal oleh auditor untuk mencerminkan nilai yang biasa diwujudkan dari persediaan itu.

Reklasifikasi ayat jurnal seringkali dibuat dalam laporan untuk memberikan informasi akuntansi yang benar bahkan saat saldo buku besar umum itu benar.

·         Jadwal Pendukung

Bagian terbesar dari dokumentasi audit meliputi jadwal pendukung yang rinci yang disiapkan oleh klien atau auditor untuk mendukung jumlah tertentu pada laporan keuangan. Banyak jenis jadwal yang digunakan dan penggunaan jenis yang tepat adalah perlu untuk mendokumentasikan memadainya audit dan memenuhi tujuan lain dari dokumentasi audit. Berikut jenis utama dari jadwal pendukung:

1. Analisis

Dirancang untuk memperlihatkan aktivitas dalam akun buku besar umum selama seluruh periode audit, menghubungkan awal dan akhir saldo.

B.     Neraca Saldo atau Daftar

Jenis jadwal ini terdiri dari rincian yang membuat saldo akhir tahun dari akun buku besar umum.ini berbeda dari sebuah analisis dimana hanya meliputi item yang merupakan saldo akhir periode.

C.    Rekonsiliasi Jumlah

D.    Ujian Kewajaran

Jadwal ujian kewajaran seperti :

1.      Ringkasan prosedur

Jenis jadwal lain meringkaskan hasil dari prosedur audit khusus yang dilakukan. Contohnya ringkasan hasil konfirmasi piutang dagang dan ringkasan observasi persediaan.

2.      Penyelidikan dokumen pendukung

Sejumlah jadwal tujuan khusus dirancang untuk memperlihatkan ujian rinci yang dilaksanakan, seperti ujian dokumen selama ujian kontrol dan ujian subtantif transaksi atau cutoff.

3.      Informasional

Berisi informasi yang berlawanan dengan bukti audit meliputi informasi untuk pajak penghasilandata anggaran waktu, dan jam kerja klien yang berguna dalam administrasi perjanjian.

4.      Dokumentasi Luar

Seperti jawaban konfirmasi dan salinan perjanjian klien. Walaupun bukan “jadwal” dalam arti sebenarnya, mereka berindeks dan saling diarsip dan prosedur ditunjukkan pada mereka dalam cara yang sama seperti pada jadwal lainnya.

Persiapan jadwal yang tepat untuk mendokumentasikan bukti audit yang dikumpulkan, hasil yang ditemukan, dan kesimpulan yang dicapai adalah bagian yang penting dalam audit.

Walaupun rancangannya bergantung pada tujuan yang terlibat, dokumentasi harus memiliki karakteristik tertentu:

·         Setiap arsip harus diidentifikasikan secara benar dengan informasi seperti nama klien, periode yang dicakup, gambaran tentang isi, inisial yang menyiapkan, tanggal persiapan, dan kode indeks.

·         Dokumentasi audit harus diberi indeks dan direfensi silang untuk membantu dalam mengatur dan mengarsip

·         Dokumentasi audit lengkap harus denagn jelas menunjukkan pekerjaan audit yang dilakukan. Ini dicaapi dengan tiga cara: dengan pernyataan dalam bentuk memorandum,dengan mengawali prosedur audit dalam program audit, dan dengan notasi langsung pada jadwal

·         Dokumentasi audit harus meliputi informasi yang cukup untuk memenuhi tujuan yang dirancang.

·         Kesimpulan yang dicapai tentang bagian dari audit yang dipertimbangkan harus dinyatakan dengan jelas

SUMBER :

Aren, Alvin. Randal J.Elder. Mark S.Beasley. Auditing dan Pelayanan verifikasi, jilid 1. Jakarta. 2003. PT. Indeks Kelompok Gramedia.

Agoes, Sukrisno. 2004, Auditing (Pemeriksaan Akuntan oleh Kantor Akuntan Public)- Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.